איך להפיק אירוע בלתי נשכח

החיים שלנו מלאים באירועים משמחים שאנחנו אוהבים לחגוג בגדול עם כל המשפחה והחברים, כגון בריתות, בר/בת מצווה, חתונות וכדומה. בנוסף לציון של אירוע משמעותי בחיים, האירועים הללו מהווים יציאה מן השגרה, הזדמנות לפגוש מכרים ותיקים שמזמן לא פגשנו, לחגוג יחד וליהנות מארוחה טובה או מסיבת ריקודים.

אולם ככל שחולף הזמן ואירוע רודף אירוע, כך הם מיטשטשים והופכים לזיכרונות עמומים. זו הסיבה שרבים הם הלקוחות העומדים בפני הפקת אירוע ושואלים את עצמם "כיצד אנחנו יכולים להפיק משהו ייחודי, שונה, כזה שלא יהיה סתם עוד אירוע סטנדרטי?"

בחירת המיקום

ראשית יש לבצע חשיבה מקדימה ולהגדיר את מטרות האירוע, אופי המוזמנים, מספרם המשוער והיבטים נוספים, כגון שיקולי תקציב.

לאחר מכן יש לבחור את המקום בו יתקיים האירוע, וזאת תוך התחשבות במספר גורמים:

• אופי המקום והאירוע: לשם כך מומלץ לערוך ביקורים במספר מקומות פוטנציאליים בעת שמתקיים בהם אירוע אחר, על מנת לבחון בשעת פעולה את תפקוד המלצרים, טיב האוכל וכדומה.
• רשימת המוזמנים: אירוע מצומצם בו משתתפים רק בני משפחה וחברים קרובים עדיף לחגוג במקומות קטנים יותר; לחלופין, אירוע עם מאות מוזמנים עלול להרגיש חנוק בתוך אולם קטן מדי.
• המיקום הגיאוגרפי: אם רוב בני המוזמנים לאירוע מתגוררים באיזור המרכז, אולם אירועים במרכז עדיף על פני אילוצם לנסוע עד צפון הארץ או דרומה.

הקפדה על לוחות זמנים

לוח זמנים מתוכנן היטב עשוי להקטין את הלחצים ואת כאבי הראש מהם עלולים לסבול מארגני האירוע ככל שהמועד מתקרב. אולם לשם יעילות מירבית יש לוודא לא רק שהוא מתוכנן במדויק אלא גם יוצא לפועל באופן כזה.

הדבר נכון גם לגבי הספקים שאמורים לתת את שירותים באירוע: לא משנה לפי אילו פרמטרים בוחרים את הצלם, התקליטן, המפעיל או הקייטרינג – חשוב לוודא שהם מתואמים מבחינת לוחות זמנים. במידת הצורך מומלץ אף לקשר בין הספקים לבין עצמם ובין בעלי המקום בו נחגג האירוע.

צאו מהקופסה

אירועים מתנהלים בדרך כלל לפי סדר קבוע: קבלת פנים, טקס קצר או נשיאת דברים, הגשת מנות לאורחים, מוסיקה וריקודים. ובעצם, למה לא לשנות? אפשר למשל להגיש תחילה את המנות ורק לאחר מכן לקיים את הטקס. אפשר גם לתת נגיעה אישית בדמות תגיות שם שעוצבו ביד או שולחן מתוקים שהכינה החברה הטובה ביותר של החוגג/ת – וכדומה. ככל שהאירוע יהיה יותר "מחוץ לקופסה", כך סביר יותר שהוא ייחרט בזכרונם של האורחים.

חווה ואדם הפקות אירועים